অনুষ্ঠান আয়োজনের প্রস্তুতি

এখন কর্মপ্রতিষ্ঠান মানে শুধু আর্থিক লেনদেন বা তাদের নির্দিষ্ট কাজে সীমাবদ্ধ নয়; ছোট-বড় সব প্রতিষ্ঠানই সারা বছর নানা অনুষ্ঠানের আয়োজন করে। তা ছাড়া প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের কার্যক্রমের পরিসর বাড়ানোর জন্যও বছরে এক বা একাধিক আয়োজন অনুষ্ঠিত হয়। সেসব আয়োজন সফল করতে প্রতিষ্ঠানগুলোর নানা প্রস্তুতি থাকে। অনুষ্ঠান আয়োজনের আগে সে বিষয়ে বিভিন্ন সময় সভা, বৈঠক হতে কাজের ধারা ঠিক করা হয়।
অনুষ্ঠান আয়োজনের জন্য যা যা করণীয়-
* অনুষ্ঠানের দিন-ক্ষণ, বিষয়বস্তু, আয়োজনের লক্ষ্য ঠিক করুন। অনুষ্ঠান পরিকল্পনা ও পরিচালনার জন্য একটি পর্ষদ তৈরি করে নিতে পারেন, যাঁরা বৈঠকে আলোচনা করে আয়োজনের পরিকল্পনা বানাবেন।
* আয়োজন নিয়ে প্রাথমিকভাবে একটা নকশা তৈরি করে নিন। অনুষ্ঠানটি কেন এবং কী ধরনের অয়োজন? আপনার প্রতিষ্ঠান কী করতে চায়-তা ঠিক করে নিন।
* অনুষ্ঠান পরিকল্পনা চূড়ান্ত করে আয়োজনের জন্য বাজেট করুন। বাজেট তৈরির সময় অয়োজনের সব খাত ধরে ধরে আলাদা আলাদাভাবে তা হিসাব করুন। সবগুলো খাত চূড়ান্ত করে আয়োজন সম্পন্ন করার জন্য যোগাযোগ, যাতায়াতের মতো ছোট বিষয়গুলোও বাজেটে অন্তভুক্ত করুন।
* আয়োজন সম্পন্ন করতে আপনার প্রতিষ্ঠানের সঙ্গে অন্য কোনো প্রতিষ্ঠানের সহযোগিতা প্রয়োজন হলে তাদের সঙ্গে আলোচনায় বসুন। বৈঠকে তাদের সহযোগিতার বিষয়গুলো স্পষ্ট করুন। কাজগুলো নির্দিষ্ট করে তাদের দায়িত্বে বুঝিয়ে দিন। সেক্ষেত্রে অনুষ্ঠান শেষ হওয়া পর্যন্ত তাদের সঙ্গে যোগাযোগ রাখুন।
* অয়োজনের প্রস্তুতিবিষয়ক বিভিন্ন দিক যেমনঃ আনুষ্ঠানের স্থান ঠিক করা, অনুষ্ঠানের পরিকল্পনা ও সময় ঠিক করা, অতিথি নির্বাচন ও দাওয়াত দেওয়া, গণমাধ্যমকে জানানো, অনুষ্ঠান স্থল সাজানো, শব্দ ও আলোকসজ্জার ব্যবস্থা করা, প্রধান অতিথি ও বিশেষ অতিথি চূড়ান্ত করা ও নিশ্চিত করা প্রভৃতি বিষয় ধরে ধরে নিশ্চিত করুন।
* উর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষকে আয়োজনের কাজের অগ্রগতি নিয়মিত জানান। তাদের পরামর্শ, সহযোগিতা নিয়ে কাজ এগিয়ে নিন।
* অনুষ্ঠান আয়োজনের সব বিষয় চূড়ান্ত হলে কাজের তালিকা দেখে সেগুলোর সর্বশেষ পরিস্থিতি জানুন।
* অবশ্যই কাজগুলোর তালিকা তৈরি করে পর্যায়ক্রমে তা সম্পন্ন করুন। কাজে অন্যদের সহযোগিতা ও পরামর্শ নিন। চূড়ান্ত অনুষ্ঠান আয়োজনের দিন আপনার প্রতিষ্ঠানের অন্যদের কোনো দায়িত্ব থাকলে আগ থেকে তা বুঝিয়ে দিন।
* আয়োজন সফল করতে সবার সঙ্গে সমন্বয় করে নিন। এতে সফলতার সঙ্গে অনুষ্ঠানটি শেষ করতে আপনার কোনোভাবে বিচলিত হতে হবে না।

গ্রন্থণাঃ রাশেদ শাওন
সূত্রঃ প্রথম আলো, ডিসেম্বর ০৬, ২০০৮